Entre la prise de décision hiérarchique et le consensus à tout prix, existe-t-il une meilleure façon de faire? Quelles sont les options qui s’offrent à vous pour prendre de bonnes décisions?
Bien que le modèle traditionnel en entreprise veuille que les décisions soient prises de façon hiérarchique, il est reconnu que cette façon de faire peut engendrer résistance et frustration. Si les parties prenantes ne se sentent pas consultées et considérées, c’est tout à fait compréhensible!
Cela dit, la prise de décision par consensus comporte elle aussi son lot d’embûches: il s’agit d’un processus qui peut prendre beaucoup de temps (ce qui peut également devenir coûteux) et qui nécessite parfois quand même qu’une personne en position d’autorité tranche la question.
Alors, comment faire mieux?
ET SI LA PRISE DE DÉCISION ÉTAIT… DÉCENTRALISÉE?
Plutôt que de conserver tout le pouvoir décisionnel en un seul et même endroit, certaines entreprises ont adopté une approche novatrice. Ainsi, Dennis Bakke de l’entreprise AES Corporation a instauré ce qu’il appelle le « processus conseil » (Advice Process), et dont le principe est simple : n’importe qui dans l’organisation, peu importe son rôle, peut prendre une décision importante qui le concerne, en autant que la personne consulte les parties prenantes impliquées.
Ainsi, le décideur se sent responsabilisé (d’autant plus qu’il s’agit souvent de quelqu’un qui n’est pas gestionnaire), et les personnes consultées lors du processus se sentent utiles et écoutées. Une formule gagnant-gagnant!
Ce processus a l’avantage de:
- Créer un sens de la communauté au sein de l’organisation,
- Générer de meilleures décisions,
- Encourager plus de créativité de la part de tous,
- Mettre en valeur le sens de l’initiative et l’humilité.
En effet, puisque personne n’a de pouvoir sur personne dans ce contexte, on transcende la hiérarchie tout en prenant les meilleures décisions pour l’organisation et l’ensemble de ses membres!
COMMENT S’Y PRENDRE?
IDENTIFIER L’ENJEU ET LA MEILLEURE PERSONNE POUR PRENDRE LA DÉCISION
Si vous avez envie d’expérimenter différentes façons de prendre les décisions pour en améliorer la rapidité et l’efficacité tout en donnant plus d’autonomie à vos employés, il est d’abord bien important de communiquer à votre équipe votre intention de décentraliser la prise de décision.
Ensuite, un bon point de départ est de choisir une décision dont l’impact est modéré, sur un enjeu qui ne concerne que votre équipe, afin de pouvoir apprendre ensemble de cette expérience. Il pourrait s’agir, par exemple:
- Du choix d’une méthode de suivi de vos rencontres,
- Du déplacement d’une imprimante dans votre espace de travail,
- De la réorganisation de l’horaire pour des personnes dont le travail est complémentaire, etc.
La bonne nouvelle, c’est que tout le monde est en mesure d’identifier un enjeu qui le concerne dans son milieu de travail, peu importe son rôle dans l’organisation. La seule condition? Avoir envie de passer à l’action!
Il est fort possible que la meilleure personne pour prendre la décision soit effectivement celle qui a identifié l’enjeu. Si c’est votre cas, il peut être utile de le valider en vous posant les questions suivantes:
- Suis-je la personne la plus affectée par l’enjeu?
- Ai-je l’énergie, l’habileté ou l’expérience requise pour prendre cette décision?
- Suis-je en mesure d’accepter les responsabilités si jamais une erreur était produite dans la prise de décision?
DOCUMENTER L’ENJEU ET PROPOSER UNE SOLUTION
Pour être à même de proposer une bonne solution de départ, il est important de recueillir le plus d’information possible sur l’enjeu que vous avez identifié. En matière d’information, pensez à prendre en considération autant les éléments rationnels que ceux qui sont émotifs et intuitifs. Quels sont les risques? Quelles sont les frustrations? Qu’est-ce que les autres ressentent par rapport à cet enjeu?
Avec cette information en main, vous êtes en mesure de formuler une première proposition de solution, que vous pourrez ensuite soumettre aux parties prenantes lors de la prochaine étape — la consultation — et faire évoluer au fil des rétroactions que vous recevrez.
CHERCHER CONSEIL AUPRÈS DES BONNES PERSONNES
Il est évident que tout le monde ne doit pas nécessairement être consulté. Mais alors, on consulte qui, au juste? Parmi ceux à ne pas oublier, on retrouve:
- Les membres de l’équipe du décideur,
- Les experts sur la question,
- Ceux qui seront affectés par la décision.
Vous devrez faire en sorte de fournir aux personnes que vous consultez l’information nécessaire pour contribuer à la discussion et donner leur avis, et vous assurer que l’intention soit claire.
Restez en mode écoute! Vous aurez ainsi l’occasion de capter plus d’éléments importants. Assurez-vous également de clarifier les prochaines étapes auprès de vos interlocuteurs.
PRENDRE UNE DÉCISION ET LA COMMUNIQUER
Vous avez toutes les informations requises pour prendre une décision éclairée? Il est temps de passer à l’action. Rappelez-vous que vous êtes responsable de prendre la meilleure décision à la lumière des avis et conseils recueillis, ce qui ne signifie pas que vous devez tenir compte de tous les conseils reçus, ou que vous devez nécessairement rechercher le consensus.
Une fois votre décision prise, communiquez-la aux personnes concernées. Il est temps d’implanter votre solution!
Pour concrètement mettre en application ces pratiques, consultez le guide Boostalab “Comment décentraliser la prise de décision?”