Depuis bientôt 20 ans que je travaille avec des départements des ressources humaines tant en Europe qu’en Amérique du Nord et ce dans différents secteurs d’activités et pour des compagnies de toute taille, plusieurs éléments me frappent.
Responsable RH, responsable de tout… Hyper-présents et hyper-occupés, ils gèrent de nombreuses choses simultanément et notamment la gestion du personnel, la fonction RH ne peut et ne doit en aucun cas être sous-estimée. Les missions des ressources humaines sont variées et suivant les compagnies, elles peuvent s’avérer très large allant de :
- la planification;
- l’élaboration et de la mise en œuvre des programmes d’aide aux employés (promotion de la santé, intervention en situation de harcèlement psychologique, sexuel ou de violence en milieu de travail, soutien aux employés vivant une situation personnelle ou professionnelle difficile, soutien aux employés en réintégration au travail suite à un congé de maladie prolongé, conciliation travail-famille, etc.);
- des programmes de santé;
- de sécurité et de mieux-être au travail;
- des activités de formation et de perfectionnement;
- des activités d'intégration des nouveaux des employés;
- des activités de préparation à la retraite;
- des campagnes de recrutement et de dotation de nouveaux employés et autres services au personnel au sein de l’organisation.
Il y a quelques mois, beaucoup ont dû procéder aux congédiements de leurs employés en lien avec la pandémie et quelques semaines plus tard, ils doivent réintégrer leurs employés avec le lot de difficultés diverses et variées.
La fonction RH est encore plus aujourd’hui qu’hier au cœur de l’entreprise, véritable « pierre angulaire » de la réussite de ces dernières.
Grandes ou petites, cette fonction est donc complexe et vous vous devez d’en faire un véritable partenaire d’affaires doté d’outils qui vont l’accompagner pour lui faire gagner un temps précieux.
Mais les RH ont-ils le temps de faire tout ça ?
Quelle que soit la taille des entreprises, elles ne doivent pas avoir peur de voir grand pour leur plan RH ! Oui, même avec des ressources plus modestes il y a des solutions. L'astuce est de simplifier et optimiser les processus administratifs afin de disposer de plus de temps pour son équipe et l'activité de son entreprise.
En fonction de la situation, des projets de développement ou encore du secteur d'activité, les entreprises peuvent avoir recours à différentes options, à combiner selon leurs besoins.
Option 1 : Faire appel à des partenaires extérieurs, tels que des RH à temps partiel, un cabinet comptable. Toute cette partie administrative sera alors assurée par un vrai professionnel. Un partenaire régulier qui permettra de s'acquitter de ses tâches de façon plus rapide, mais également de façon plus fiable.
Option 2 : Faire appel à des ressources internes et déléguer certaines actions. Il arrive souvent le moment où il n'est plus possible de tout gérer tout seul correctement. Le bon réflexe est de s'entourer d'un(e) "Assistant(e) administratif(ve)" par exemple, qui se chargera entre autres de l'accueil des nouveaux collaborateurs et des documents à fournir ou à récupérer. Ou encore en désignant un(e) "Chargé(e) de communication" qui s’occupera de la communication produits et clients, mais également de la communication interne : transmission de notes, maintien de la cohésion d'équipe, etc. Ça change la vie, c'est indiscutable!
Option 3 : Pourquoi pas également jouer la carte des technologies de pointe et mettre en place des outils numériques pour optimiser toute la partie RH "technique". Il en existe par exemple qui permettent de faciliter la gestion des processus RH ou également ceux des recrutements. En plus des gains notables de temps et de fiabilité, se doter de telles solutions offrent la possibilité de dématérialiser de nombreux documents et actions. Un avantage de taille face à la place toujours plus grande du numérique dans le monde du travail (SIRH, outils de gestion de la formation, etc.). Beaucoup d’entreprises le font déjà. Le numérique RH fait ses preuves auprès de nombreuses entreprises depuis longtemps.
En conclusion, il est impératif de voir en ces solutions les gains qu’elles apportent et non que les coûts. Si le temps vous manque terriblement pour mener à bien l’ensemble de vos tâches et répondre correctement à toutes les sollicitations internes et externes que votre fonction vous impose, c’est en vous libérant de tâches sans réelles valeurs ajoutées que vous passerez à un autre niveau et ce qui laissera place à travailler, par exemple, sur votre vision stratégique RH au travers une GPEC, un plan de développement des compétences ou encore de mettre en place une politique de gestion de talents. Le temps est venu pour les organisations de changer de regard.
Christophe Charré – Développement des compétences – Gestion de la formation - Boomrank
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