Le chapitre montréalais du PMI (Project Management Institute) lançait dans sa récente campagne de publicité un slogan mettant en lumière un rôle essentiel en gestion de projet ; celui de « bâtisseurs de relations », et ceci n’a jamais été aussi vrai que dans le contexte actuel!
Mais comment exercer ce rôle essentiel de leader dans un cadre d’incertitude et de stress, ponctué de communications virtuelles souvent saccadées, robotiques et froides ? Comment réussir quand les moyens employés autrefois pour entretenir des relations avec les membres de l’équipe ne sont désormais plus accessibles ? Dans ce contexte particulier, la productivité des équipes repose grandement sur deux compétences importantes du chargé de projet : ses habiletés pédagogiques et sa capacité à entretenir des relations positives avec les membres de son équipe à distance.
Habiletés pédagogiques
La pédagogie regroupe les méthodes ou pratiques qui permettent de transmettre de l’information (connaissances, savoir-faire et savoir-être). Un bon pédagogue sait transmettre efficacement l’information en l’adaptant à ses interlocuteurs. Pour un chargé de projet, cette aptitude se traduit par le fait de savoir vulgariser, synthétiser ou détailler les informations présentées afin qu’elles soient bien comprises par l’audience. Cette habileté fait partie intégrante des compétences communicationnelles stratégiques propres à la gestion de projet.
En contexte virtuel, les interlocuteurs ont des besoins très différents : la capacité d’attention est réduite, les distractions sont nombreuses, les questions se font plus rares (souvent par gêne ou par peur de déranger) et la motivation peut parfois être moins présente. Il devient donc essentiel de pouvoir présenter l’information de manière visuelle, concise et dynamique afin d’arriver à partager une vision commune des objectifs et des attentes face au projet.
Les chargés de projet doivent pouvoir attirer l’attention des membres de l’équipe en étant efficaces dans leur manière de livrer l’information. Il n’est désormais plus possible d’utiliser une gestuelle précise ou un langage corporel pour communiquer ; même le ton de la voix peut être difficilement perceptible. Un support visuel (PPT ou autres) bien structuré et interactif s’avère indispensable pour communiquer efficacement. Savoir transmettre une information de manière claire et précise augmente donc la crédibilité du chargé de projet, renforçant ainsi son leadership. Résultats : hausse de la productivité de son équipe et pouvoir d’influence accru auprès des instances décisionnelles.
Habiletés relationnelles
Parmi les « tâches connexes » liées au rôle de chargé de projet, notons : médiateur, psychologue, facilitateur, négociateur, diplomate, animateur, motivateur (...) pour ne citer que celles-ci! Tous ces chapeaux ont un dénominateur commun : la capacité à créer, maintenir et approfondir des relations positives avec son équipe. Parmi les aptitudes que le chargé de projet doit privilégier pour entretenir les relations en mode virtuel, nous retrouvons l’écoute active, l’empathie et la faculté d’observer les comportements des membres de son équipe via une caméra ou un micro! En effet, l’émotivité transparaît même à travers un ordinateur ou un téléphone, et il se doit de savoir la déceler. Comprendre quand intervenir et comment le faire nécessite une bonne connaissance des individus concernés. Afin de gérer des conflits ou des situations de résistance précisément dans une période angoissante, il faut tout d’abord que le chargé de projet soit en mesure de bien déceler les comportements des membres de son équipe.
Tisser des liens à distance peut se faire de plusieurs façons, aussi simplement qu’en prenant 15 minutes supplémentaires à la fin d’une conférence téléphonique pour discuter avec un membre de l’équipe ou en lâchant un coup de fil impromptu à un collègue pour prendre des nouvelles... Si les membres d’une équipe sentent que le chargé de projet est présent pour eux et se soucie de leur bien-être, une belle collaboration s’installera, le chargé de projet renforcera sa place de leader, et les chances de livrer les résultats escomptés seront multipliées!
Des habiletés qui s’apprennent !
En terminant, il est important de souligner que des aptitudes tant pédagogiques, communicationnelles ou relationnelles, se développent et s’apprennent. Tout commence par une bonne connaissance de soi-même en répondant à la question : que dois-je aller chercher pour renforcer ces aptitudes? Des formations sur l’efficacité des présentations virtuelles s’avèrent très utiles, tout comme celles portant sur la bonne utilisation des compétences relationnelles en gestion de projet : comprendre l’importance du choix des mots, de la mobilisation d’équipe et des dynamiques de communication. N’oublions pas que gérer des projets, c’est avant tout gérer des humains, et que le succès des équipes passe d’abord par une confiance réciproque, un esprit de collaboration, des directives claires et une vision commune.